Як автоматизувати бізнес-процеси без спеціальних знань та навичок

Впровадження автоматизації

Бізнес-процеси — комплекс дій та зусиль, які спрямовані на досягнення цілей компанії (забезпечення внутрішньої комунікації, підвищення якості обслуговування, розширення клієнтської бази тощо). Деякі активності вимагають обов'язкового залучення людського ресурсу. Але є цілий перелік завдань, для яких можна і необхідно впроваджувати автоматизацію. Як правило, це стосується маніпуляцій із даними.

Автоматизація рутинних операцій дозволяє підвищити якість робочих процесів, а співробітники отримують можливість зосередитися на найважливіших завданнях. Спектр задач, для яких можна впроваджувати автоматизацію, досить широкий — актуалізація баз даних, організація зовнішньої та внутрішньої комунікації, синхронізація інформації у різних додатках тощо. Вітальні листи або повідомлення клієнтам, інформування менеджерів про нові ліди, додавання контактів до сервісів для розсилок — це лише невелика частина процесів, які можна ефективно автоматизувати.

No-code інструменти для автоматизації

Автоматизація робочих процесів часто базується на трансфері даних із однієї системи до іншої, а також ініціації певних дій. Щоб забезпечити передачу інформації з програми A до програми B, необхідно налаштувати між ними зв'язок та вказати правила взаємодії. Для цього можна використовувати спеціальні технології (наприклад, API), проте такий підхід потребує знань у програмуванні.

Онлайн-конектори — no-code сервіси, які дозволяють створювати інтеграції та впроваджувати автоматизацію без навичок програмування. За допомогою таких систем, як ApiX-Drive та SaveMyLeads, можна об'єднувати різні програми та платформи через веб-інтерфейс. Онлайн-конектори працюють за простим принципом — "моніторинг джерела даних - обробка інформації - ініціація дії в приймачі". Можна також використовувати відразу кілька прийомних систем, щоб налаштовувати складніші автоматизовані процеси.

Як налаштувати інтеграцію

No-code сервіси для створення інтеграцій, як правило, відрізняються простим інтерфейсом та зрозумілим процесом налаштування. Саме тому з онлайн-конекторами можуть ефективно працювати користувачі практично з будь-яким рівнем технічної підготовки.

Давайте на прикладі розглянемо, як створити інтеграцію за допомогою ApiX-Drive. Наше завдання — налаштувати автоматизований процес трансферу нових лідів з рекламного кабінету Facebook у файл Google Sheets.

Вибираємо Facebook у якості джерела даних.

Нам потрібно отримувати нові ліди, тому вибираємо дію “Get Leads (new)”.

Підключаємо аккаунт Facebook до системи ApiX-Drive, вибираємо рекламну сторінку та лід-форму, результати якої будуть відстежуватися.

Загалом, це всі основні кроки для налаштування джерела даних. При необхідності можна додати умови фільтрації, щоб отримувати ліди за певною ознакою.

Процес налаштування приймальної системи також дуже простий. Вибираємо сервіс Google Sheets у якості приймача. Дія — "Add row" (Додати рядок).

Підключаємо обліковий запис Google Sheets до системи ApiX-Drive, вибираємо файл і аркуш електронної таблиці, куди будуть додаватися нові ліди з Facebook.

Тепер нам потрібно визначити вміст клітинок за допомогою змінних, отриманих із Facebook. При необхідності можна вводити текст вручну.

Надсилаємо тестові дані у файл Google Sheets. В електронній таблиці з'явився новий запис — зв'язок працює коректно.

Щоб запустити інтеграцію, потрібно увімкнути автооновлення даних. Робиться це в один клік.

Отже, нам знадобилося лише кілька хвилин, щоб налаштувати інтеграцію. Результат — кожен новий лід, який з'явиться в рекламному кабінеті Facebook, буде автоматично доданий до файлу Google Sheets.

Приклади використання інтеграцій

Комбінуючи сервіси та дії, можна автоматизувати різні бізнес-процеси:

Facebook → Email сервіси (Mailchimp, MailerLite, Sendinblue і т.д.). 

Додавання контактів із заповнених лід-форм Facebook до списків розсилок.

Facebook → SMS сервіси (ClickSend, BulkSMS, Omnicell і т.д.).

Надсилання повідомлень клієнтам, які заповнили лід-форму у Facebook або Instagram.

CMS-системи → Google Sheets.

Додавання нових замовлень, отриманих через сайт, до електронної таблиці.

CMS-системи → CRM-системи (HubSpot, Salesforce, ActiveCampaign і т.д.).

Конвертація нових замовлень на сайті в угоди, контакти чи завдання у CRM-системі.

Facebook/CRM/CMS → Telegram/Slack/Viber.

Налаштування автоматичних повідомлень у месенджері про появу нового ліда/замовлення/звернення.

Варіантів застосування інтеграцій може бути безліч. Все залежить від набору сервісів, якими ви користуєтеся, а також від списку рутинних завдань, які необхідно автоматизувати.

Висновки

Впровадження автоматизації допомагає підвищити ефективність бізнес-процесів. Необов'язково вміти програмувати або наймати IT-фахівців, щоб створювати інтеграції. Спеціальні no-code сервіси дозволяють об'єднувати різні платформи та системи через веб-інтерфейс без кодингу. Проаналізуйте список своїх повсякденних завдань. Якщо ви працюєте з даними, то з великою ймовірністю виявите операції, що повторюються. Витративши кілька хвилин на створення інтеграції, ви зможете позбавитися рутинної роботи і сконцентруватися не більш важливих завданнях.