Как автоматизировать бизнес-процессы без специальных знаний и навыков

Внедрение автоматизации

Бизнес-процессы — комплекс действий и усилий, которые направлены на достижение целей компании (обеспечение внутренней коммуникации, повышение качества обслуживания, расширение клиентской базы и т.д.). Какие-то активности требуют обязательного привлечения человеческого ресурса. Но есть целый список задач, для которых можно и нужно внедрять автоматизацию. Как правило, это касается манипуляций с данными. 

Автоматизация рутинных операций позволяет повысить качество рабочих процессов, а сотрудники получают возможность сосредоточиться на более важных заданиях. Спектр задач, для которых можно внедрять автоматизацию, довольно широкий — актуализация баз данных, организация внешней и внутренней коммуникации, синхронизация информации в разных приложениях и т.д. Приветственные письма или сообщения клиентам, уведомления менеджерам о новых лидах, добавление контактов в сервисы для рассылок — это лишь небольшая часть того, что можно перевести в автономный режим.

No-code инструменты для автоматизации

Автоматизация рабочих процессов зачастую строится на переносе данных из одной системы в другую, а также инициации определенных действий. Чтобы обеспечить передачу информации из приложения A в приложение B, необходимо настроить между ними связь и указать правила взаимодействия. Для этого можно использовать специальные технологии (например, API), однако такой подход требует наличия знаний в программировании.

Онлайн-коннекторы — no-code сервисы, которые позволяют создавать интеграции и внедрять автоматизацию без навыков программирования. С помощью таких систем, как ApiX-Drive и SaveMyLeads, можно объединять различные приложения и платформы через веб-интерфейс. Онлайн-коннекторы работают по простому принципу — “мониторинг источника данных - обработка информации - инициация действия в приемнике”. Можно также подключать сразу несколько приемных систем, чтобы настраивать более сложные автоматизированные процессы.

Как создать интеграцию

No-code сервисы для создания интеграций, как правило, отличаются простым интерфейсом и понятным процессом настройки. Именно поэтому с онлайн-коннекторами могут эффективно работать пользователи практически с любым уровнем технической подготовки.

Давайте на примере рассмотрим, как создать интеграцию с помощью системы ApiX-Drive. Наша задача — настроить автоматизированный процесс переноса новых лидов из рекламного кабинета Facebook в файл Google Sheets.

Выбираем Facebook в качестве источника данных.

Нам нужно получать все новые лиды, поэтому выбираем действие “Get Leads (new)”.

Подключаем аккаунт Facebook к системе ApiX-Drive, выбираем рекламную страницу и лид-форму, по которой будут загружаться новые лиды.

В целом это все основные шаги для настройки источника данных. При необходимости можно добавить условия фильтрации, чтобы получать лиды по определенному признаку.

Процесс настройки приемной системы также предельно прост. Выбираем сервис Google Sheets в качестве приемника. Действие — “Add row” (Добавить строку).

Подключаем аккаунт Google Sheets к системе ApiX-Drive, выбираем файл и лист электронной таблицы, куда будут добавляться новые лиды из Facebook.

Теперь нам нужно определить содержимое ячеек с помощью переменных, полученных из Facebook. При необходимости можно вводить текст вручную.

Отправляем тестовые данные в файл Google Sheets. В электронной таблице появилась новая запись — связь работает корректно.

Чтобы запустить интеграцию, необходимо включить автообновление. Делается это в один клик.

Итак, нам потребовалось всего несколько минут, чтобы настроить интеграцию. Результат — каждый новый лид, который появится в рекламном кабинете Facebook, будет автоматически добавлен в файл Google Sheets.

Примеры использования интеграций

Комбинируя сервисы и действия, можно автоматизировать различные бизнес-процессы:

Facebook → Email сервисы (Mailchimp, MailerLite, Sendinblue и т.д.). 

Добавление контактов из заполненных лид-форм Facebook в списки для рассылок.

Facebook → SMS сервисы (ClickSend, BulkSMS, Omnicell и т.д.).

Отправка сообщений клиентам, которые заполнили лид-форму в Facebook или Instagram.

CMS-системы → Google Sheets.

Добавление новых заказов, полученных через сайт, в электронную таблицу.

CMS-системы → CRM-системы (HubSpot, Salesforce, ActiveCampaign и т.д.).

Конвертация новых заказов на сайте в сделки, контакты или задачи в CRM-системе.

Facebook/CRM/CMS → Telegram/Slack/Viber.

Настройка автоматических уведомлений в мессенджере о появлении нового лида/заказа/обращения.

Вариантов применения интеграций может быть великое множество. Все зависит от набора сервисов, которыми вы пользуетесь, а также от списка рутинных задач, которые необходимо автоматизировать.

Выводы

Внедрение автоматизации помогает повысить эффективность бизнес-процессов. Необязательно обладать знаниями в программировании или нанимать IT-специалистов, чтобы создавать интеграции. Специальные no-code сервисы позволяют объединять различные платформы и системы через веб-интерфейс без кодинга. Проанализируйте список своих ежедневных задач. Если вы работаете с данными, то с большой долей вероятности обнаружите повторяющиеся операции. Потратив несколько минут на создание интеграции, вы сможете избавиться от рутинной работы и сконцентрироваться не более важных задачах.